Selbstmanagement und Motivation zur Organisation vereinfacht Ihr Leben

Man sollte so leben, wie man denkt, oder es endet damit, dass man so denkt, wie man gelebt hat.

PAUL BOURGET

Nehmen Sie sich die Zeit und überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Leben vereinfachen können. Die meisten meiner Seminarteilnehmer finden keine Zeit zur Organisation. Das Ergebnis: Sie arbeiten im Chaos. Ein großer Fehler. Was diese Menschen nicht bedenken: Sie könnten doppelt so effektiv arbeiten, wenn sie ihren Arbeitsablauf organisieren würden.

Die meisten Menschen verbringen heute fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit suchen. Eine Studie in vierzehn Unternehmen aus sieben verschiedenen Branchen belegt: Manager verbringen 46 Prozent ihrer Arbeitszeit mit unnützem Papierkram, Angestellte in leitenden Positionen verbringen 45 Prozent ihrer Arbeitszeit damit und Büropersonal sogar 51 Prozent.

Was für eine Zeitvergeudung! Es ist höchste Zeit, das Chaos hinter sich zu lassen und den Büroalltag zu organisieren.

Nehmen Sie sich wöchentlich eine Stunde Zeit für die Organisation, Systematisierung und Automatisierung - keine Arbeit. Diese Stunde könnten Sie zur Entwicklung eines Systems für einen bestimmten Arbeitsprozess nutzen.

Sie könnten z. B. Ihrer Sekretärin ein bestimmtes Tabellenkalkulationsprogramm erklären und so einen Arbeitsschritt delegieren. Lassen Sie Ihre regelmäßigen Ausgaben per Lastschriftverfahren abbuchen und sparen Sie so die Zeit für das Ausfüllen der Überweisungsaufträge.

Die Zeit, die Sie in die Organisation investieren, zahlt sich in jedem Fall aus. Nehmen Sie sich eine Viertelstunde. Heften Sie Ihre Unterlagen ab, sortieren Sie alte Dokumente aus oder räumen Sie einfach nur Ihren Schreibtisch auf. Je mehr Sie organisieren, systematisieren und automatisieren, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für interessantere Projekte.

Hier der Tipp einer Kollegin, die einfach nicht in der Lage war, Herr über den Papierkram zu werden: Sie schaffte kurzerhand ihre Ablage ab. Eine drastische, aber effektive Lösung. Ohne Ablage hatte sie auch keinen Platz, an dem sie ihre Unterlagen ablegen konnte, und musste die Eingänge augenblicklich bearbeiten.

Sie wendete die so genannte WEWA-Methode an: W-Wegwerfen, E-Erledigen, W-Weitergeben und A-Ablegen. Alles, was sie nicht noch am selben Tag erledigen konnte, heftete sie in einem speziellen Ordner für aktuelle Vorgänge oder aber in einem Ordner für das betreffende Projekt ab.

Durch dieses System fand sie nun auch alles, was sie benötigte, binnen kürzester Zeit. Sie machte es sich zur Angewohnheit, täglich alle anfallenden Arbeiten zu erledigen und ihren Schreibtisch aufzuräumen. So hatte sie am Ende ihres Arbeitstages das Gefühl, etwas geleistet zu haben, und konnte am nächsten Morgen frisch und unbelastet mit der Arbeit beginnen.

Der durchschnittliche Büromensch ist mit seiner Arbeit ca. vierzig Minuten im Rückstand und verbringt jeden Tag ungefähr zwanzig Minuten damit, in all den überfälligen Unterlagen zu stöbern. Wenn Sie Ihren Arbeitsablauf organisieren, gewinnen Sie pro Jahr etwa zehn volle Arbeitstage dazu.

Selbstmanagement und Organisation ist ein Grundstein für den Erfolg.